Confidentiel — Agence de communication

Cette agence de communication accompagne startups, PME et grands groupes dans la création et le développement de leurs marques. Branding, identité visuelle, naming, sites internet, SEO, création de contenus : l'agence intervient sur l'ensemble du spectre de la communication de marque.

Avec une équipe d'une vingtaine de collaborateurs et plus de cent clients accompagnés, l'agence a progressivement structuré ses opérations autour de plusieurs outils spécialisés : Axonaut pour la gestion commerciale et la facturation, Notion pour la gestion de projets et la base de connaissances, Toggl Track pour le suivi du temps passé. À ces outils principaux s'ajoutent Google Drive pour le stockage documentaire, Brevo pour le marketing automation, Slack pour la communication interne.

Cette stack d'outils, choisie pour la pertinence de chaque brique, créait cependant un problème croissant : l'information était fragmentée, les saisies multiples généraient des erreurs et du temps perdu, et la visibilité consolidée sur l'activité était difficile à obtenir.

Comment faire communiquer efficacement une dizaine d'outils métier pour éliminer les doubles saisies, garantir la cohérence des données et offrir une visibilité temps réel sur l'activité ?

Chaque outil excellait dans sa fonction, mais aucun ne communiquait nativement avec les autres. Un nouveau client devait être créé dans Axonaut (pour la facturation), dans Notion (pour le suivi projet), dans Toggl (pour le tracking temps), dans Google Drive (pour l'arborescence documentaire). Quatre saisies pour une même information, avec les risques d'erreurs et d'oublis que cela implique.

Les devis créés dans Axonaut n'apparaissaient pas automatiquement dans Notion. Les projets créés dans Notion ne se reflétaient pas dans Toggl. Les temps passés trackés dans Toggl n'alimentaient pas les tableaux de bord Notion. Chaque mise à jour dans un système devait être répercutée manuellement dans les autres.

Sans synchronisation, les données divergeaient inévitablement. Un client renommé dans Axonaut conservait son ancien nom dans Notion. Un projet archivé dans Notion restait actif dans Toggl. Une facture payée dans Axonaut n'était pas reflétée dans les tableaux de suivi.

Ces incohérences minaient la confiance dans les données et obligeaient à des vérifications croisées permanentes. Les réunions de pilotage commençaient systématiquement par une mise à niveau des informations entre les différentes sources.

Les chefs de projet passaient un temps significatif à maintenir la cohérence entre les outils : ressaisir les informations, vérifier les synchronisations, corriger les écarts. Ce temps administratif se faisait au détriment de l'accompagnement client et de la production créative — le cœur de métier de l'agence.

Impossible d'avoir une vue unifiée de l'activité : le chiffre d'affaires était dans Axonaut, l'avancement des projets dans Notion, la rentabilité (temps passé vs budget) nécessitait de croiser manuellement Toggl et Axonaut. Les dashboards de pilotage étaient des exercices de compilation manuelle, rapidement obsolètes.

Nous avons conçu et déployé une architecture d'intégration complète via Make (anciennement Integromat), interconnectant l'ensemble des outils de l'agence en un écosystème cohérent et automatisé.

L'architecture repose sur un principe de synchronisation bidirectionnelle entre les outils, avec des flux déclenchés en temps réel à chaque création ou modification de données.

Axonaut joue le rôle de source de vérité pour les données commerciales : clients, contacts, opportunités, devis, factures, paiements. Toute création ou modification dans Axonaut déclenche une cascade de synchronisations vers les autres outils.

Notion centralise la gestion opérationnelle : projets en cours, tâches, documentation, bases de connaissances. C'est l'outil quotidien des équipes.

Toggl Track capture le temps passé par collaborateur et par projet, donnée essentielle pour le pilotage de la rentabilité.

Google Drive structure le stockage documentaire avec une arborescence automatique par client.

Brevo gère les communications marketing et la segmentation des contacts.

Slack diffuse les notifications et alertes en temps réel.

Lorsqu'un nouveau client est créé dans Axonaut, le système déclenche automatiquement :

Toute modification ultérieure (changement de nom, mise à jour des coordonnées, évolution du statut) se propage automatiquement à l'ensemble des outils concernés.

Le pipeline commercial vit dans Axonaut : opportunités, devis, factures, paiements. Chaque étape est reflétée dans Notion pour que l'équipe opérationnelle ait une visibilité sur les projets à venir et en cours.

Quand un devis est signé, l'équipe projet le voit immédiatement dans Notion. Quand une facture est payée, le statut se met à jour sans intervention. Les commerciaux travaillent dans leur outil, les opérationnels dans le leur, l'information circule.

Les projets créés dans Notion génèrent automatiquement leur équivalent dans Toggl, avec les bonnes associations client/projet. Les collaborateurs trackent leur temps dans Toggl sans se soucier de la configuration — tout est déjà en place.

Les temps passés remontent dans Notion, alimentant les tableaux de bord de suivi de rentabilité. Les chefs de projet peuvent comparer temps passé et budget alloué en temps réel, sans extraction manuelle.

Des notifications Slack informent l'équipe des événements clés : nouveau prospect qualifié, devis signé, paiement reçu, seuil de temps atteint sur un projet. L'information vient aux collaborateurs plutôt que l'inverse.

Des flux périodiques alimentent des dashboards de pilotage dans Notion : chiffre d'affaires facturé et encaissé, pipeline commercial, rentabilité par projet et par client, charge par collaborateur. Ces vues consolidées, auparavant impossibles à maintenir manuellement, sont désormais à jour en permanence.

Chaque flux intègre une gestion des erreurs : en cas d'échec d'une synchronisation (API indisponible, données invalides), le système alerte et permet une reprise. L'architecture modulaire permet d'ajouter de nouveaux flux ou de modifier les existants sans impacter l'ensemble du système.